Sam kom med en fullständig doktorsavhandling, kompletterande artiklar och presentationer om incidentrapportering i komplexa organisationer. Den första fasen fokuserade på att översätta detta material till en produktredo konceptuell modell genom domain learning. Vi gick igenom hennes huvudkapitel, identifierade de viktigaste entiteterna och relationerna och kartlade hur incidenter rör sig från initial registrering via bedömning, eskalering och uppföljning.

I flera arbetssessioner gick vi igenom vår syntes tillsammans med henne. Vi grupperade återkommande mönster från forskningen, såsom incidentkategorier, allvarlighetsskalor, near miss-händelser och uppföljningsåtgärder. Dessa blev ryggraden i produktens språk. I stället för ett generiskt rapporteringsverktyg hade vi nu en tydlig modell för vad som ska registreras, i vilken ordning och med vilka beroenden.

Denna fas fungerade som evidence based UX design tillämpat på ett akademiskt material. Den gav också Sam ett neutralt utrymme för att skilja idéer som hörde till den första versionen från sådana som kunde vänta. De framtagna grunderna stödde prototyputformning för grundare som behöver visa både ämnesmässigt djup och en realistisk plan för genomförande.

Med den konceptuella modellen på plats fokuserade vi på struktur under Sandbox Experiments. Målet var att designa en informationsarkitektur som kunde hantera olika typer av incidents utan att överbelasta användare som kanske bara skickar in en rapport då och då. Under den första veckan utforskade vi tre arkitekturkoncept genom option space mapping, från ett mycket linjärt flöde till en mer modulär ansats där återanvändbara block visas eller döljs beroende på kontext.

Vi använde enkla flödesdiagram för att jämföra alternativen. Tillsammans med Sam granskade vi hur varje struktur skulle fungera vid mindre incidenter, allvarliga skador och near miss-rapporter. En exempelresa började med en kort beskrivning och förgrenade sig sedan till val av allvarlighetsgrad, kroppsdel, vidtagna omedelbara åtgärder, bifogade bevis och avisering till chef. Om allvarligheten passerade en viss tröskel visades ytterligare fält för medicinsk behandling och planering av uppföljning.

Efter att ha granskat trade-offs genom tension-driven reasoning valde vi en modulär arkitektur som behåller en konsekvent grundstruktur men lägger till villkorliga sektioner. Detta blev UX-arkitekturen för mobilappar som behöver kombinera tydlighet med flexibilitet. Det gav Sam ett konkret sätt att diskutera omfattning med framtida utvecklare, eftersom den visade både de stabila elementen och de konfigurerbara delarna av systemet.

Parallellt med det strukturella arbetet höll vi riktade samtal om riktning. Sam var en first-time founder och ville förstå hur en forskningsbaserad idé blir en produkt som kan byggas, säljas och underhållas. Dessa sessioner var strukturerade, inte inspirerande. Vi gick igenom produktstrategi för first-time founders i hennes situation, med hennes idé som referenspunkt.

Vi diskuterade flera olika staging-alternativ. Ett fokuserade på ett enda kärnflöde för rapportering och granskning av incidents inom ett litet antal pilotorganisationer. Ett annat lade till analytics och rapportering tidigare, vilket skulle kräva större investering men kunna tilltala vissa köpare. Vi berörde också möjligheter till partnerskap med säkerhetskonsulter och utbildningsleverantörer som redan arbetar inom företag.

Genom hela processen kopplade vi varje strategisk inriktning till prototypen och till UX-design för start-ups som arbetar med begränsade resurser. I slutet av denna fas hade Sam en enkel roadmap för vad som skulle byggas först, vad som kunde skjutas upp och hur varje val skulle påverka kostnader, tidslinje och risk. Designarbetet och det strategiska tänkandet förstärkte varandra i stället för att gå i separata spår.

För att kontrollera att våra antaganden höll även utanför projektteamet genomförde vi en omgång användartester för tidiga produkter med en liten grupp personer som regelbundet hanterar arbetsplatsincidents. Varje deltagare ombads registrera en nylig eller plausibel händelse, därefter granska en befintlig och lägga till en uppföljningsanteckning. Vi observerade deras vägar, frågor och tveksamhetspunkter.

Testerna visade några återkommande teman. Vissa användare tvekade när systemet gick från korta till längre formulär, så vi justerade introduktionen och omorganiserade vissa sektioner för att skapa en tydligare känsla av progression. Genom att gruppera bevisbilagor och kontextuella detaljer minskade behovet av att gå tillbaka. Förenkling av vissa förgreningsregler gjorde det lättare för användarna att förstå varför nya fält dök upp.

Dessa justeringar förändrade inte den underliggande forskningen, men hjälpte till att anpassa den bättre till observerat beteende. För Sam var detta en konkret demonstration av hur forskningsdriven UX och evidens från användare i fältet stödjer varandra. Den uppdaterade prototypen gav henne större trygghet när hon förklarade konceptet, eftersom hon visste att det hade använts av personer utanför hennes egen krets.