Företag inom samhällsservice och vägunderhåll är beroende av programvara som stödjer komplext arbete under verklig press. Deras team planerar tusentals insatser varje vecka och måste samordna personal och utrustning över stora områden. I detta sammanhang är ett tydligt SaaS-gränssnitt ett operativt krav.
Produkten vi redesignade tillhörde ett litet, grundarlett bolag med omkring tio anställda. De hade byggt en stark backend och nått lönsamhet, men tillväxten hade stannat av. Nya kunder upplevde gränssnittet som svårt att förstå. Supportteamen lade tid på att svara på grundläggande frågor, och säljsamtal blev ofta till förklaringar av UI:t. Produktens gamla struktur blev ett hinder precis när företaget behövde skala upp.
Utvecklare och en grafisk designer hade arbetat tillsammans i flera år, men modulerna betedde sig olika och användarna behövde gå igenom flera skärmar för att fatta ett enda beslut. Under hög belastning skapade detta stress och upprepade kontroller. I takt med att företaget växte involverade beslut om funktioner, arbetsflöden och prioriteringar grundare, utvecklare, sälj, support och nyckelkunder. Utan ett centralt UX-ramverk ledde denna multi-stakeholder-styrning till konkurrerande förväntningar och inkonsekventa beslut mellan modulerna.
Detta projekt är en del av vårt fortsatta arbete inom enterprise SaaS och professionell mjukvara, där evidensbaserad UX, optimering av arbetsflöden och systemkoherens formar den operativa effektiviteten.
Vi använde Dynamic Systems Design, en metod som låter lösningar växa genom inbyggd experimentering, löser spänningar mellan lokal optimering och systemkoherens, och stöttar implementeringen tills organisationer blir självständiga.
Vår UX-designbyrå fick i uppdrag att bygga om produkten som en enterprise SaaS-upplevelse. Ett senior team arbetade i nio m ånader med UX, UI, interaktionsdesign, research, product ownership och projektledning. Målet var att skapa en praktisk, evidensbaserad design som kunde stödja multi-roll-arbetsflöden och stärka deras competitive position.
Evidence-Based Research
User Journey Mapping
Workflow Analysis
Interaktionsdesign
Usability Testing
UI Design
System för utformning
Implementation Partnership
Under Sandbox Experiments undersökte vi hur den befintliga SaaS-UX-designen skapade friktion i det dagliga arbetet. Vi mätte uppgifternas varaktighet, tveksamhetspunkter och återkommande fel. Planerare hanterade väderincidenter, motstridiga platser, överlappande jobb och plötsliga brister på tillgängliga team. Dessa förhållanden kräver ett gränssnitt som minskar den kognitiva belastningen snarare än förstärker den.
Vi fokuserade på tre områden med hög friktion. För det första behövde information vara läsbar med en snabb blick även när listorna var långa. För det andra behövde användarna bättre discoverability för att snabbt hitta relevanta jobb. För det tredje krävde gränssnittet tydligare konfliktindikatorer och visuell semantik, så att användarna inte behövde dubbelkolla tilldelningar under stress.
Dessa förbättringar var förankrade i evidensbaserad design snarare än stilistiska preferenser. De hjälpte till att stabilisera beteenden under perioder med hög belastning och minskade beroendet av korttidsminnet. Resultatet är ett SaaS-gränssnitt som stödjer produktivitet och noggrannhet genom hela user journey.
Olika roller förlitar sig på samma enterprise SaaS-plattform men delar inte samma mentala modell. Genom task analysis-sessioner och user interviews bröt vi ner arbetsflödena i 47 mikro-uppgifter över tre primära personas.
Planerare behöver snabbhet, batchåtgärder och omedelbar överblick över teamens tillgänglighet. Driftchefer skannar efter undantag och framväxande risker över längre tidshorisonter. Fälttekniker behöver tydliga uppgiftsdetaljer, säkerhetsåtgärder och bekräftelser som fungerar även med handskar eller i starkt solljus.
En förbättring som hjälper en roll kan skapa blinda fläckar för en annan. En layout optimerad för planerare kan dölja signaler som chefer är beroende av. En struktur som skapar trygghet för tekniker kan försvåra tillgången till tidsdata för planerare. Genom att kartlägga mikro-uppgifter och använda user journey mapping löste vi dessa spänningar med hjälp av tension-driven reasoning och skapade arbetsflöden som stödjer varje roll utan att kompromissa med tydligheten för andra.
Dessa arbetsflödeskonflikter speglade organisationens egen struktur. Intressenterna hade olika prioriteringar. Till exempel optimerade planerare för genomströmning, driftchefer för stabilitet, fältteam för säkerhet och sälj för tydlighet i demonstrationer. Redesignen skapade en enhetlig grund som kunde tillgodose dessa konkurrerande intressen utan att skapa otydlighet för användarna.
Det här angreppssättet speglar en kärnprincip inom enterprise UX. Ett och samma gränssnitt måste anpassa sig till olika mönster för uppmärksamhet, tempo och ansvar, samtidigt som systemet förblir förutsägbart för alla användare.
Vi använde ett evidensbaserat angreppssätt som kombinerade user research, beteendevetenskap, benchmarking och usability testing. Under tre månader genomförde vi fem stakeholder-intervjuer och 43 individuella user interviews med 21 deltagare. Vi genomförde också tre in situ-observationssessioner för att förstå arbete under verklig tidspress.
Under fyra omgångar av usability testing med prototyper analyserade vi skanningsbeteende, tveksamhetspunkter och felmönster som felaktig ordning eller dubbla tilldelningar. Vetenskaplig forskning hjälpte oss att tolka resultaten. Begrepp som färgsemantik, kognitiv belastning och beslutsutmattning styrde val kring gruppering, hierarki och tajming av systemfeedback.
Benchmarking gav branschkontext för enterprise SaaS-arbetsflöden och synliggjorde gap i det gamla gränssnittet. Den här kombinationen av evidenskällor säkerställde att förändringarna var förankrade i observerat beteende snarare än antaganden. Den gjorde det också möjligt för oss att observera beteenden och förfina förbättringar steg för steg, samt skapa förutsägbara regler för interaktionsdesign för hela SaaS-gränssnittet.
Intern analys visade tydliga förbättringar efter redesignen av SaaS-gränssnittet. Till exempel produktivitetsvinster som 62 % snabbare jobbidentifiering, 83 % snabbare optimering av jobbordning och 58 % snabbare veckoplanering.
Tydligare gruppering och förbättrad navigering minskade tiden som lades på att hitta och tilldela arbete. Prediktiva indikatorer gjorde konflikter synliga tidigare, och AI-assisterad sekvensering stöttade planerare under hög belastning.
Dessa förbättringar sträckte sig bortom produktivitet. Även onboarding förändrades avsevärt. Tidigare behövde nya användare en timmes distansutbildning. Efter redesignen kunde onboarding göras via en valfri femton minuters video. Cirka 90 % av användarna började använda systemet utan live-instruktion.
Även supportärendena minskade. ”How can I”-frågor sjönk till cirka 5 % av tidigare nivå. ”Can the system do X”-frågor minskade till runt 60 %. Säljkonverteringarna fyrdubblades, och företaget började vinna kunder som var fyra till fem gånger större än tidigare. I formella upphandlingar förbättrades totalpoängen med 10–20 % tack vare designförändringen, beroende på hur kriterierna viktades.
Fälttekniker arbetar utomhus, ofta under tidspress, med avbrott och miljömässiga begränsningar. Deras behov skiljer sig från planerarnas och chefernas. Gränssnittet måste erbjuda tydlighet utan att kräva exakt interaktion eller långa navigationskedjor.
Vi designade en komponent för regelefterlevnad och åtgärder som visar nödvändiga steg vid rätt tillfälle. Den lyfter fram beroenden, visar säkerhetskrav och guidar bekräftelser utan att överbelasta användaren. I tester med tekniker minskade detta osäkerheten vid uppgiftsstart och hjälpte till att säkerställa att rutiner följdes konsekvent.
När jobb försenas, delvis slutförs eller påverkas av vädret anpassar sig gränssnittet utan att tvinga fram långa korrigerande flöden. Undantag behandlas som normala delar av enterprise SaaS-arbetsflöden snarare än som sällsynta edge cases.
Detta angreppssätt stödjer både operativ säkerhet och emotionell stabilitet under krävande fältförhållanden.
Det tidigare gränssnittet hade samlat på sig inkonsekvenser under flera år. Olika moduler betedde sig olika, och användare behövde ofta klicka mellan flera skärmar för att bekräfta grundläggande information. Detta skapade förvirring för användarna och en hög underhållsbelastning för utvecklarna.
För att göra implementeringen förutsägbar översatte vi den nya interaktionslogiken till ett fullständigt komponentinventarium. Varje komponent innehöll dokumenterade tillstånd, villkor, övergångar och exempel på förväntat beteende. Vi dokumenterade även villkorliga arbetsflöden för undantag, så att utvecklare kunde hantera verkliga edge cases utan improvisation.
Under hela utvecklingen höll vi regelbundna supportsessioner med det fem personer stora ingenjörsteamet. Det gjorde det möjligt att klargöra beslut tidigt och minska omarbetning. Resultatet blev färre regressioner, tydligare ansvarsfördelning och lägre QA-insats. Teamet fick en sammanhängande mental modell av SaaS-UI-designen i stället för en samling fristående skärmar.
Design Systemet blev grunden för hela enterprise SaaS-upplevelsen. Det innehåller 68 komponenter med över 200 dokumenterade tillstånd och stödjer 15 typer av arbetsflöden inom planering, drift, rapportering och fältkoordinering.
Avstånd, färgsemantik och typografi definierades för att stödja stora datamängder, tunga planeringstavlor och uppdateringar i realtid. Grupperingsregler håller relaterad information samlad, vilket minskar beroendet av minnet och stödjer snabb överblick vid hög arbetsbelastning.
För utvecklare fungerar Design Systemet som ett bibliotek av förutsägbara mönster. Eftersom varje komponent följer samma struktur kräver implementeringen av nya funktioner färre beslut och skapar färre inkonsekvenser. Det minskar utvecklingstiden per funktion och håller den långsiktiga underhållbarheten under kontroll.
Det redesignade SaaS-gränssnittet stärkte produkten ur affärs-, användar- och tekniskt perspektiv. Det möjliggjorde stöd för större kunder, förbättrade upphandlingsresultat och gjorde gränssnittet till en tydlig fördel i demosituationer. Potentiella kunder kommenterade dess tydlighet, och företaget började vinna kunder som var flera gånger större än tidigare.
Som UI-designbyrå och långsiktig partner arbetade vi i nio månader med redesignen och gav två hela års support efter leverans. Under den tiden klargjorde vi designbeslut, anpassade komponenter för nya funktioner och hjälpte utvecklare att upprätthålla konsekvens.
Organisationen fick immateriella resurser: omdöme kring optimering av arbetsflöden i professionell mjukvara, en delad produktintuition om hur multi-roll-system bör fungera, samt en resonemangsförmåga som gör det möjligt för team att vidareutveckla gränssnittet utan att fragmentera det. Systemet behåller sin competitive position genom att stödja komplexa operativa arbetsflöden med tydlighet och förutsägbarhet, medan konkurrenter som prioriterar funktionsackumulering framför arbetsflödessammanhang har svårt att betjäna organisationer som arbetar under realtidspress.
Resultatet är en enterprise UX-grund som minskar den kognitiva belastningen, stödjer komplexa arbetsflöden och sänker risken för fel. För kundteamet gick produkten från att vara en källa till frustration till ett verktyg de kan presentera med självförtroende och stolthet.